Notion, Asana y ClickUp para estudios de diseño web: por qué la herramienta no es el problema
Si tienes un pequeño estudio de diseño web y has llegado hasta aquí, probablemente sea porque ya has probado al menos una de estas herramientas. Quizá dos. Quizá ya vas por la tercera.
Empezaste con Trello porque era sencillo. Luego, el estudio se fue llenando de trabajo y Trello empezó a parecer una caja de zapatos llena de notas adhesivas. Te pasaste a Asana porque parecía más profesional. Y lo fue, durante más o menos un mes; después, el equipo dejó de abrirlo porque requería demasiada configuración para añadir cualquier cosa nueva. Alguien sugirió Notion. Te pasaste un fin de semana creando algo precioso. Tres semanas más tarde, volvió el trabajo de verdad y Notion se convirtió en otro lugar donde se perdían las cosas.
Estás leyendo artículos comparativos porque esperas que la próxima herramienta sea diferente.
No lo será.
No es que estas herramientas sean malas. No lo son. Notion, Asana, ClickUp, Monday y Trello son todas aptas para gestionar un estudio de diseño web. Hay estudios que funcionan con éxito con cualquiera de ellas.
La razón por la que no paras de cambiar de herramienta no es que no hayas encontrado la adecuada, sino que estás intentando resolver un problema de estructura con una herramienta.
La comparación objetiva
Hagamos la comparación que has venido a ver, de forma breve, porque es importante, aunque no tanto como te han dicho.
Notion es la más flexible. Puedes adaptarla a casi cualquier cosa. Esa flexibilidad es también su punto débil: un espacio de trabajo de Notion en blanco te obliga a diseñar tu propio sistema operativo antes de poder utilizarlo. Para el propietario de un estudio que ya está al límite de sus posibilidades, «diseñar tu propio sistema operativo» es la razón por la que Notion acaba convirtiéndose en una pestaña abandonada.
Asana se centra en los proyectos. Tareas, subtareas, plazos, responsables. Tiene una visión muy definida sobre cómo debe estructurarse el trabajo, lo cual resulta útil si tu flujo de trabajo se ajusta a sus criterios y frustrante si no es así. A los estudios de diseño web a menudo les parece que Asana es rígida precisamente en aquellos aspectos en los que necesitan flexibilidad (datos de los clientes, organización de recursos, gestión del conocimiento) y flexible precisamente en aquellos en los que necesitan rigidez (jerarquía de tareas).
ClickUp intenta abarcarlo todo: tareas, documentos, chat, objetivos, paneles de control y pizarras. La ventaja es que no necesitas varias herramientas. La desventaja es que la interfaz es muy densa, la curva de aprendizaje es pronunciada y la mayoría de los estudios utilizan quizá un 20 % de lo que ofrece ClickUp, mientras que pagan por el 100 %.
Lunes es visual y accesible. Los paneles de estado codificados por colores son realmente útiles. Destaca en el seguimiento de proyectos a alto nivel, pero se queda corto en cuanto a los detalles más específicos de los mismos. Es ideal para estudios que buscan una visión general clara y no necesitan gestionar cadenas complejas de entregables dentro de cada proyecto.
Trello es la más sencilla. Tableros Kanban, tarjetas, estructura minimalista. Perfecta para un diseñador que trabaja en solitario o un equipo de dos personas que realizan tareas sencillas. Deja de ser útil en cuanto tu estudio tenga más de unos pocos proyectos en paralelo o necesite gestionar algo más que tareas: clientes, clientes potenciales, procedimientos operativos estándar, contenidos o finanzas.
Esa es la comparación. Cualquiera de estas opciones puede funcionar. La pregunta que la mayoría de los artículos comparativos no responden es: si cualquiera de ellas puede funcionar, ¿por qué los estudios siguen descartándolas?
El verdadero problema que ninguna herramienta puede resolver
Cada una de estas herramientas es un recipiente. Uno vacío.
Cuando adoptas Trello, no estás adquiriendo un sistema de gestión de proyectos. Lo que obtienes es un tablero con listas. Tú decides cómo se llaman las listas. Tú decides qué incluye cada ficha. Tú decides qué ocurre cuando una ficha pasa de una lista a otra. Tú decides qué significa un «proyecto», qué es una «tarea» y qué es un «resultado». Tú decides dónde se almacena la información de los clientes. Tú decides cómo se realiza el seguimiento de los clientes potenciales por separado del trabajo en curso. Tú decides qué se archiva y cuándo.
El concepto es el mismo, pero aún más extremo. Un espacio de trabajo de Notion en blanco es un cursor parpadeante. Cada base de datos, cada página, cada relación entre ellas… tú lo creas todo.
Asana, ClickUp y Monday te ofrecen un poco más de estructura, pero sigues siendo tú el arquitecto del sistema operativo en sí. El software es el material de construcción. El estudio sigue teniendo que diseñar el edificio.
Por eso no sirve de nada ir cambiando de herramienta. Dejas Trello porque te parecía caótico, te pasas a Notion y acabas creando el mismo caos con una estética más agradable, porque el caos no era culpa de Trello. Era la falta de una estructura subyacente, algo que ninguna herramienta nueva te va a proporcionar.
Los estudios que utilizan con éxito estas herramientas tienen una cosa en común, y no es la herramienta en sí. Es que ya contaban con una estructura operativa —o la crearon— que les indicaba qué introducir en la herramienta y cómo utilizarla. La herramienta no era más que el lugar donde se materializaba esa estructura.
Los estudios que fracasan con estas herramientas intentan que la herramienta sea la estructura. Pero eso no es posible. Las herramientas son soportes. Necesitan algo que albergar.
Qué significa realmente «estructura» para un estudio de diseño web
La estructura operativa de un estudio de diseño web no tiene nada de misterioso. Es la respuesta a una serie de preguntas concretas a las que el estudio se enfrenta cada semana:
¿Dónde se recogen los nuevos clientes potenciales y qué ocurre con ellos en cada fase? ¿Cómo se desglosan los proyectos y en qué momentos se hace un seguimiento con el cliente? ¿Dónde se almacenan los activos de los clientes y cómo puede un miembro del equipo encontrarlos sin tener que preguntar? ¿Cuál es la frecuencia de seguimiento para los clientes potenciales que dejan de dar señales de vida? ¿Dónde se guardan los procedimientos operativos estándar (SOP) y cómo se sabe que están actualizados? ¿Cómo se hace un seguimiento de qué actividades de marketing están dando resultados? ¿Dónde se recogen los objetivos trimestrales y anuales y cómo se relacionan con las prioridades semanales?
Estas preguntas tienen respuesta. Todos los estudios las responden de alguna manera, aunque la respuesta sea «lo tengo en la cabeza» o «ya lo resolveremos cuando haga falta». Esas también son respuestas estructurales. Solo que son costosas, porque dependen de la memoria del propietario del estudio —que tiene un límite— o de la improvisación sobre la marcha, lo cual consume energía y genera errores.
Una estructura operativa adecuada responde a estas preguntas en un lugar que no es tu cabeza, de una forma que no requiera reinventarse cada día y con una estructura que se ajuste al funcionamiento real de un estudio de diseño web —no al de una empresa de SaaS, una agencia de marketing o un equipo de software—.
Las herramientas genéricas de gestión de proyectos pueden albergar esta estructura. Ninguna de ellas la ofrece.
Lo que intentan la mayoría de los estudios (y por qué siguen fracasando)
Los estudios que se topan con el «muro operativo» suelen pasar por estos intentos, más o menos en este orden:
Se esfuerzan más. Más listas, más recordatorios, más franjas horarias en el calendario, más disciplina. Esto funciona durante unas semanas. Luego llega una época de mucho trabajo con los clientes y la estructura se desmorona, porque se mantenía unida gracias a la atención del propietario del estudio, que es siempre lo primero que se pierde cuando hay mucho trabajo.
Cambian de herramienta. Parten de la premisa de que la herramienta actual es el problema. Así que pasan a la siguiente. La migración en sí misma lleva entre dos y cuatro semanas. La nueva herramienta funciona más o menos el mismo tiempo que tardó en configurarse. Después, vuelven a aparecer los mismos fallos, porque estos se debían a una falta de estructura, no a una herramienta inadecuada.
Contratan a un asistente virtual o a un responsable de operaciones. La idea es que el estudio necesita a alguien que gestione el sistema. Pero el sistema aún no existe: no hay nada que el asistente virtual pueda gestionar. El asistente virtual acaba creando el sistema desde cero (en cuyo caso simplemente has externalizado la parte más complicada del problema) o intenta poner orden en lo que sea que haga el estudio en ese momento (en cuyo caso el sistema sigue sin existir, solo que lo gestiona otra persona).
Intentan crearlo por su cuenta. Esto es lo más parecido a lo correcto. El propietario de un estudio se sienta un sábado, o durante un fin de semana largo, o a lo largo de seis meses de noches, e intenta diseñar su propio sistema operativo. Algunos lo consiguen. La mayoría no, porque diseñar un sistema operativo para tu propio estudio mientras lo gestionas es como reconstruir un avión mientras lo pilotas. Los que lo consiguen suelen tardar meses más de lo previsto y crean algo que ahora se resisten a cambiar, incluso cuando es necesario hacerlo.
Cada una de ellas es una variante de la misma suposición: si simplemente me esfuerzo más o cambio de herramienta, la estructura surgirá por sí sola. Pero no es así. La estructura hay que diseñarla. Y el diseño es la mayor parte del trabajo.
Qué cambia en un sistema operativo preinstalado
La alternativa no resulta obvia para la mayoría de los propietarios de estudios, ya que hasta ahora no estaba ampliamente disponible: un sistema operativo completo, diseñado específicamente para estudios de diseño web, listo para introducir tus propios datos.
No es un espacio de trabajo de Notion en blanco. Tampoco es una «plantilla genérica de agencia» creada para una consultoría de SaaS. Se trata de un backend totalmente operativo —gestión de proyectos, portales de clientes, seguimiento de clientes potenciales, biblioteca de recursos, procedimientos operativos estándar, planificación de contenidos, seguimiento de objetivos— diseñado a la medida del funcionamiento específico de los estudios de diseño web.
Esto es lo que Joy y Reyna crearon en Hello-World Studio. No se propusieron crear un producto. Desarrollaron el backend que necesitaban para gestionar un pequeño estudio especializado —lo perfeccionaron a lo largo de meses de trabajo real, en proyectos reales y con clientes reales— y, finalmente, lo lanzaron como el Web Design Studio Notion HQ.
La sede central está en Notion. Eso importa menos de lo que podrías pensar. Podría estar en ClickUp, Monday o Airtable: lo importante no es el software, sino la estructura. Da la casualidad de que Notion es la plataforma más flexible para el tipo de sistema interconectado que un estudio realmente necesita, y por eso era el contenedor adecuado para este proyecto en concreto.
Lo que ofrece HQ es algo que ninguna comparación de herramientas puede ofrecer: una estructura operativa para tu estudio, ya diseñada y lista para funcionar.
A quiénes afecta este cambio
Si estás cambiando constantemente de herramienta, el HQ es el paso que pone fin a ese ciclo. No estás buscando una herramienta mejor. Estás buscando una estructura mejor, y has estado intentando deducirla a partir de la herramienta en lugar de trasladarla a ella.
Si estás a punto de implantar tu primer sistema de gestión de proyectos propiamente dicho, HQ te permite ahorrarte los 6 a 12 meses de ensayo y error por los que suelen pasar la mayoría de los estudios. Puedes empezar con un sistema operativo creado por personas que ya han realizado ese trabajo.
Si te mueves a base de memoria, fuerza de voluntad y hilos de Slack, HQ es el sistema de fondo que recoge todo aquello que se te está olvidando. No es una mejora de productividad, sino una mejora estructural.
La pregunta que vale la pena plantearse
La próxima vez que compares herramientas de gestión de proyectos, fíjate en qué pregunta te estás planteando realmente.
Si la pregunta es «¿cuál de estas herramientas es la mejor?», es que sigues en la mentalidad de ir cambiando de herramienta.
Si la pregunta es «¿qué estructura operativa necesito y qué herramienta la aloja mejor?», estás en el camino correcto y estás cerca de la respuesta.
HQ está diseñado para responder a la segunda pregunta. Es la estructura. Notion es el anfitrión. Tu estudio es lo que te permite dejar de reinventar el sistema operativo cada seis meses y empezar a trabajar con uno que funciona.
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