El verdadero secreto para ganar licitaciones con presupuestos más elevados
En omariharebin.com/rfps recopilo semanalmente una lista de licitaciones relacionadas con páginas web, imagen de marca y proyectos digitales, por lo que dedico mucho tiempo a leer estas oportunidades.
Cuanto más las leo, más evidente me resulta que las licitaciones con un presupuesto más elevado no suelen ganarse solo por tener el portafolio más impresionante.
Los presupuestos más elevados suelen implicar un mayor número de partes interesadas, más aprobaciones, más limitaciones y un mayor riesgo para la persona o el comité encargado de tomar la decisión.
Así que el verdadero secreto no consiste simplemente en demostrar que eres capaz de diseñar o construir algo.
Se trata de aprender a interpretar la solicitud de oferta desde el punto de vista del comprador.
La mayoría de la gente responde a las solicitudes de propuestas desde su propio punto de vista. Interpretan la solicitud como una oportunidad para demostrar su valía. Intentan mostrar lo talentosos que son, lo impresionante que es su portfolio, cuántos servicios ofrecen y cuánta experiencia tienen.
Todo eso puede ser importante.
Sin embargo, la organización que evalúa la propuesta suele plantear una pregunta diferente:
¿Podemos confiar en que esta persona o este equipo nos ayude a llevar a buen puerto este proyecto sin complicarnos la vida?
Esa es la verdadera labor que conlleva una buena respuesta a una solicitud de propuestas.
El objetivo es reducir el riesgo para la persona, la comisión, el consejo o el departamento responsable de tomar la decisión.
Una propuesta sólida no se limita a decir: «Podemos construir esto».
Dice: «Entendemos qué aspectos podrían dificultar este proyecto, y así es como lo orientaríamos para que su puesta en marcha se desarrolle sin problemas».
La solicitud de propuestas es un reflejo de sus preocupaciones
Una solicitud de propuestas (RFP) no es solo un pliego de condiciones de diseño. Es un mapa de las prioridades, las limitaciones, los temores y las responsabilidades internas del comprador.
Cuando una organización menciona la accesibilidad, la migración de contenidos, la formación en sistemas de gestión de contenidos (CMS), los formularios en línea, la integración de pagos, el alojamiento web, la seguridad, la analítica, las aprobaciones de las partes interesadas, la documentación o el soporte tras el lanzamiento, no se trata de detalles sin importancia.
Esos son los puntos en los que el proyecto puede salir mal.
Quizá su página web actual sea difícil de actualizar. Quizá los miembros del personal estén cansados de depender de una sola persona para realizar los cambios. Quizá el anterior rediseño se alargara durante meses. Quizá a la junta directiva le preocupe el cumplimiento normativo. Quizá el público dependa de la página web para obtener información precisa. Quizá las donaciones, las inscripciones o los anuncios públicos deban funcionar sin complicaciones.
Muchos diseñadores interpretan esos detalles como requisitos que hay que marcar como cumplidos.
Una propuesta más adecuada las interpreta como cuestiones que hay que abordar.
Si en la solicitud de propuestas (RFP) se indica que necesitan formación, muéstrales en qué consiste dicha formación. Si en la RFP se menciona la accesibilidad, explica cómo se tendrá en cuenta la accesibilidad a lo largo de todo el proyecto. Si la RFP incluye la migración de contenidos, describe cómo se revisarán, trasladarán, depurarán y probarán dichos contenidos.
Cuanto más claramente abordes las cuestiones planteadas en la solicitud de propuestas, menos arriesgada parecerá tu propuesta.
Ponte primero el sombrero de jefe de proyecto antes que el de diseñador
Cuando respondas a una solicitud de propuestas, piensa primero como jefe de proyecto y después como diseñador.
La propuesta no es solo una muestra de tu capacidad creativa. Es tu primera demostración de cómo planteas el proyecto.
Antes de escribir, pregúntate:
¿Qué hay que hacer primero?
¿Qué podría ralentizar este proyecto?
¿Quién debe aportar el contenido?
¿Quién debe aprobar el diseño?
¿Cuántas partes interesadas hay involucradas?
¿Qué hay que migrar?
¿Qué hay que comprobar?
¿Qué debe saber el cliente antes del lanzamiento?
¿Qué pasa después del lanzamiento?
Esa idea constituye la base de la propuesta.
Muchas propuestas dedican demasiado tiempo a decir: «Esto es lo que hacemos».
Una propuesta más sólida dice: «Así es como vamos a contribuir a que este proyecto salga adelante».
Ese cambio es importante. El comprador no se limita a elegir a la persona con mejor gusto. Elige a la persona que cree que puede gestionar el camino desde donde se encuentra ahora hasta donde necesita llegar.
El diseño es importante. El desarrollo es importante. La estrategia es importante.
Sin embargo, en muchas licitaciones, especialmente en proyectos sin ánimo de lucro, municipales, educativos y dirigidos al público, lo que suele marcar la diferencia son la claridad, la organización, la comunicación y la confianza.
Presta mucha atención a los criterios de evaluación
La mayoría de las solicitudes de propuestas indican cómo se evaluará la propuesta.
No te saltes esa sección.
Si los criterios de evaluación mencionan la experiencia pertinente, el enfoque del proyecto, el calendario, la accesibilidad, el apoyo, el coste o las referencias, tu propuesta debería facilitar la localización de esa información.
No hagas que el revisor tenga que buscar la información.
Si están evaluando propuestas, es posible que estén revisando varias a la vez. Tu tarea consiste en facilitarles la tarea de comprobar que has entendido bien el encargo.
Utiliza su lenguaje. Adáptate a sus prioridades. Organiza tu respuesta en función de lo que ellos consideren importante.
Esto no significa copiar y pegar la solicitud de propuestas y enviársela tal cual. Significa demostrar que estás prestando atención.
Si la accesibilidad forma parte de los criterios, no la dejes relegada a una sola frase imprecisa. Si el calendario es importante, muestra las fases con claridad. Si el soporte técnico es importante, explica qué ocurre tras el lanzamiento. Si la experiencia es importante, incluye ejemplos relacionados con el tipo de organización y el proyecto que se están describiendo.
Una propuesta resulta más convincente cuando se articula claramente en torno a las prioridades expresadas por el comprador.
Aprovecha el turno de preguntas y respuestas
Si hay un turno de preguntas y respuestas, aprovéchalo.
Mucha gente se salta esta parte o se limita a hacer preguntas técnicas básicas. Sin embargo, el turno de preguntas y respuestas es una de las mejores oportunidades para comprender cómo razona el comprador.
Puedes preguntar cuáles son los principales problemas actuales del sitio web existente. Puedes preguntar qué es lo que, desde su punto de vista, haría que el proyecto fuera un éxito. Puedes preguntar quiénes participarán en el proceso de aprobación. Puedes preguntar qué contenido ya existe y qué contenido aún hay que crear. Puedes preguntar si hay algún problema conocido relacionado con la accesibilidad, la integración, el alojamiento o el mantenimiento.
No te estás limitando a recopilar información. Estás aprendiendo a redactar una propuesta mejor.
Además, estás mostrando cómo piensas.
Las buenas preguntas pueden transmitir experiencia incluso antes de presentar la propuesta. Demuestran que no solo estás pensando en la página web como un producto final, sino que consideras el proyecto como un proceso que debe funcionar para las personas implicadas.
Propón solo las que realmente te interesan
No merece la pena responder a todas las solicitudes de propuestas.
Algunas encajan a la perfección. Otras, no. Algunas son demasiado vagas, se han elaborado con demasiada prisa, son demasiado amplias, cuentan con una financiación insuficiente o no se ajustan al tipo de trabajo que realmente quieres hacer.
No hace falta que propongas todo.
De hecho, probablemente no deberías hacerlo.
Una propuesta llama la atención. Una buena propuesta requiere investigación, reflexión, posicionamiento y esmero. Si no te interesa el proyecto, eso suele notarse. La propuesta empieza a sonar genérica porque la energía que hay detrás de ella es genérica.
Pero cuando encuentres una solicitud de propuestas que de verdad te guste, tómate el asunto en serio.
Lee la página web de la organización. Analiza su estructura actual. Entiende a qué público se dirige. Fíjate en lo que no funciona, lo que no está claro, lo que está desactualizado o lo que resulta difícil de usar. Piensa en cómo podría ser una versión más fluida del proyecto.
Una propuesta bien pensada para un proyecto que realmente te interesa suele tener más peso que cinco propuestas hechas a toda prisa para proyectos que apenas te importan.
Una propuesta rechazada puede llegar a convertirse en una ventaja
No vas a ganar todas las licitaciones.
Eso no significa que el trabajo haya sido en vano.
Si solo propones proyectos que realmente te interesan, cada propuesta seria puede convertirse en una ventaja.
Ahora dispones de un lenguaje específico para ese tipo de organización. Tienes un enfoque basado en proyectos. Tienes una serie de supuestos. Tienes una estructura de alcance. Tienes una forma de explicar el valor. Has analizado a fondo las necesidades de ese tipo de comprador.
Si te ha encantado el proyecto pero no lo has ganado, busca organizaciones similares.
Ponte en contacto con ellos. Pregúntales por su proceso de contratación. Pregúntales cómo suelen encontrar proveedores. Pregúntales si tienen previstos proyectos relacionados con la página web, la imagen de marca, la accesibilidad, los contenidos o la infraestructura digital.
La solicitud de propuestas se convierte en algo más que una simple oportunidad.
Se convierte en investigación.
Se convierte en una señal del mercado.
Se convierte en un punto de partida para futuras actividades de divulgación.
Esta es una de las mejores razones para ser selectivo. Si propones proyectos que no te interesan, no hay mucho que puedas reutilizar. Pero si propones proyectos que reflejan el tipo de trabajo que te gustaría hacer más a menudo, incluso un fracaso puede ayudarte a trazar un mejor camino hacia la próxima oportunidad.
Redacta la propuesta desde su punto de vista.
Es posible que la persona encargada de evaluar tu propuesta tenga que justificar su decisión ante una junta, un director, un comité, un equipo de compras o un grupo de partes interesadas internas.
Pueden ser responsables de que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. Es posible que tengan que coordinar las opiniones de personas que no están de acuerdo entre sí. Puede que les preocupe elegir al proveedor equivocado.
Así que escribe de forma que les ayude a sentirse seguros.
Deja claro el proceso. Identifica los riesgos. Explica cómo se tomarán las decisiones. Explica qué esperas de ellos. Deja claro cuál es el siguiente paso.
No basta con que sepan que eres capaz de hacer el trabajo.
Tienen que creer que, si te eligen a ti, el proyecto se desarrollará sin contratiempos.
El verdadero objetivo
Para ganar una licitación no basta con dar la impresión de ser el mejor.
Se trata de convertirte en la opción más clara, más adecuada y menos arriesgada para el proyecto que tienes entre manos.
Lee la solicitud de propuestas como si fuera un mapa de sus inquietudes. Presta atención a los criterios. Aprovecha el turno de preguntas y respuestas. Propón solo aquellas opciones que realmente te interesen. Reflexiona sobre qué medidas facilitarían el desarrollo del proyecto.
Pues anótalo.
Esa es la propuesta.
Si buscas un sitio donde practicar la lectura de solicitudes de propuestas (RFP) de esta manera, aquí tengo una lista semanal de oportunidades abiertas en los ámbitos de sitios web, imagen de marca y medios digitales:
Pero no te limites a buscar proyectos que puedas llegar a conseguir.
Busca aquellos que realmente te apetezca llevar contigo.
A continuación, ponte en el papel de jefe de proyecto, piensa en qué medidas facilitarían el desarrollo del proyecto y anótalas.
Esa es la propuesta.
