¿Qué cambia realmente al pasar de trabajar por cuenta propia a tener un estudio (y qué necesitas antes de contratar a tu segundo empleado)?
Ahora mismo trabajas por tu cuenta. Llevas tanto tiempo desarrollando tu negocio de diseño web que el trabajo es constante, los clientes son buenos y los precios van por buen camino. Empiezas a notar las desventajas de trabajar en solitario: demasiado trabajo para hacerlo solo, demasiadas oportunidades que tienes que rechazar, demasiadas noches en vela porque eres el único que puede encargarse de todo.
Así que estás pensando en dar el paso. Pasar de trabajar por cuenta propia a formar parte de un estudio. Te preguntas qué hace falta para ello.
La mayoría de los consejos sobre este cambio se centran en tres aspectos: la contratación, la fijación de precios y el posicionamiento. Los tres son importantes. Pero hay un cuarto aspecto —más discreto, del que se habla menos y que es el que suele provocar el fracaso de los estudios durante su primer año—.
Se trata del cambio operativo. La reestructuración que debe llevarse a cabo dentro de tu empresa antes de que puedas crecer más allá de tus propias capacidades. Y la mayoría de la gente intenta hacerlo tras contratar a su primer empleado, lo cual es un error.
Este artículo trata sobre lo que realmente implica ese cambio, por qué es importante el orden y qué debes tener todo listo antes de incorporar a tu segunda persona.
Lo que el solo oculta y lo que el estudio revela
Cuando trabajas por tu cuenta, tu negocio se sustenta gracias a una gran cantidad de tareas operativas invisibles que ni siquiera consideras como trabajo.
Te sabes de memoria los datos de los clientes. Sabes sin pensarlo que los archivos del logotipo de Acme Corp están en la carpeta «Acme», que su persona de contacto prefiere las llamadas telefónicas al correo electrónico, que su factura va a «accounting@» y no a «info@», y que el mes pasado pidieron que se les incluyera en copia en todos los correos electrónicos relacionados con los subcontratistas. Multiplica todo esto por cada cliente activo. Lo sabes todo y lo sabes a la perfección.
Te acuerdas de los mensajes de seguimiento porque has visto el correo electrónico. Ese cliente potencial de hace tres semanas que preguntó por los plazos: has visto su correo, lo has anotado y le responderás cuando tengas un momento. Ese momento llega. O no llega. Pero el sistema funciona así: lo has visto, te pondrás con ello.
Tus procesos se basan en «cómo lo has hecho siempre». Tu proceso de incorporación no está documentado: es la secuencia de pasos que sigues cuando un nuevo cliente firma, y los realizas por puro instinto. Tu proceso de revisión tampoco está por escrito: es la serie de comprobaciones que realizas antes de la entrega, y que llevas a cabo porque has aprendido por las malas lo que ocurre cuando te las saltas.
Tus prioridades las llevas en las entrañas. Sabes lo que es más importante esta semana. No hace falta que lo anotes, porque eres tú quien se encarga de todo y puedes sentir dónde está la presión.
Todo esto funciona. Funciona por una razón: tú eres el sistema. Toda la información operativa se almacena en un solo lugar —tú— y solo una persona tiene acceso a ella —también tú—. No hay problemas de transferencia. No hay problemas de búsqueda. No hay problemas del tipo «¿dónde está ese archivo?», porque tú eres el archivo.
Esta es la parte que pasa desapercibida. Como la infraestructura operativa de tu empresa es totalmente interna, no la percibes como tal. Simplemente te parece la forma habitual de trabajar.
En el momento en que contratas a alguien, todo lo que hasta entonces habías gestionado internamente tiene que poder externalizarse. Y la mayor parte no se puede.
¿Qué ocurre el día en que empieza a trabajar tu segundo empleado?
Seamos concretos sobre lo que falla.
Primer día: tu nueva incorporación empieza a trabajar. Necesita saber en qué punto se encuentran tus proyectos actuales. Dedicas dos horas a explicarle cada uno de ellos y, mientras hablas, te das cuenta de que la mayor parte de la información la tienes en la cabeza y no está escrita en ningún sitio.
Tercer día: llega una nueva oportunidad de negocio. Tu nuevo empleado te pregunta cómo se suele llevar a cabo el seguimiento en tu empresa. Te das cuenta de que no tienes un proceso de seguimiento definido; simplemente te acuerdas de hacer el seguimiento. Así que elaboras uno sobre la marcha. Está bien, pero no es tan bueno como lo sería si lo hubieras diseñado con detenimiento.
Séptimo día: tu nuevo empleado te pregunta dónde están las directrices de marca del cliente con el que está trabajando. Se lo dices. Están en tu Google Drive, en una carpeta dentro de otra carpeta, con un nombre que tenía sentido para ti hace tres años, pero que a él no le dice nada. Tarda quince minutos en encontrarlas. Te pregunta si puedes moverlas a un lugar más visible. Le dices que lo harás. Pero no lo haces.
Día catorce: un cliente le hace una pregunta a tu empleado. Tu empleado no sabe la respuesta. Te la pregunta a ti. Tú sí la sabes. Respondes tú mismo al cliente porque es más rápido. Tu empleado aprende que, cuando los clientes hacen preguntas difíciles, tú te encargas de ellas. Este es el comienzo de un patrón en el que sigues realizando el trabajo con los clientes y gestionando a un miembro del equipo, lo que hace que acabes teniendo más trabajo después de contratar a alguien, en lugar de menos.
Día treinta: te das cuenta de que has dedicado la mayor parte del tiempo a reuniones, explicaciones y ajustes de rumbo. Tu nuevo empleado está haciendo un buen trabajo en las tareas que le has enseñado a hacer. Todo aquello que no le has enseñado, lo hace más o menos bien, o te lo pregunta. Tu rendimiento real —el trabajo de diseño que solías hacer— ha disminuido.
Este patrón es casi universal en los estudios que contratan personal antes de implantar sistemas. No se trata de un fallo por parte del empleado contratado, sino de que el estudio no cuenta con una estructura operativa sólida en la que el empleado pueda desarrollar su trabajo.
La secuencia real
La secuencia que siguen la mayoría de los estudios es: contratar → enfrentarse a dificultades → sistematizar.
Esta es la forma más difícil. Ya te has comprometido a pagar un sueldo. Ya estás pagando a alguien para que espere mientras creas los sistemas que necesita para ser útil. Estás reconstruyendo el avión mientras lo pilotas, y ahora hay dos personas a bordo.
La secuencia más adecuada es: sistematizar → contratar → ampliar.
Hay que crear la infraestructura operativa antes de incorporar a nadie. Cuando tu nueva incorporación se incorpore, ya habrá un sistema de gestión de proyectos al que pueda acceder. Ya habrá un lugar donde se almacenen los datos de los clientes que no esté solo en tu cabeza. Ya habrá un proceso de incorporación documentado, un ritmo de seguimiento, una biblioteca de recursos y una estructura de prioridades.
El primer día, tu nuevo empleado echa un vistazo al panel de control y ve en qué punto se encuentra cada proyecto. El tercer día, gestiona un nuevo cliente potencial siguiendo el proceso de seguimiento ya establecido. El séptimo día, encuentra las directrices de marca en el lugar más obvio. El decimocuarto día, responde por sí mismo a una pregunta de un cliente porque la información está almacenada en algún sitio que no es solo tu cabeza. El trigésimo día, te das cuenta de que tu propio rendimiento ha aumentado porque el nuevo empleado está multiplicando tu capacidad en lugar de acaparar tu atención.
Esto es lo que hace un backend operativo adecuado. Convierte una contratación, que de otro modo supondría una pérdida de tiempo, en un potenciador de tu capacidad.
Lo que realmente necesitas antes de contratar a alguien
Esta es la lista de comprobación previa a la contratación de la que la mayoría de los propietarios de estudios no se dan cuenta de que la necesitan hasta que ya es demasiado tarde:
Una estructura de gestión de proyectos que no depende de tu memoria. Todos los proyectos activos visibles en un solo lugar. Estado, calendario, responsable, siguiente acción, vistas para el cliente y vistas internas. Cuando un miembro del equipo se incorpora, puede ver de un vistazo el panorama operativo completo del estudio sin tener que preguntarte.
La información de los clientes reunida en un solo lugar. Para cada cliente: recursos de marca, historial de comunicaciones, contratos, historial de proyectos, preferencias y personas de contacto. Cualquier persona, excepto tú, puede encontrarla en menos de treinta segundos.
Seguimiento de clientes potenciales y de los contactos posteriores que no se encuentra en tu bandeja de entrada. Un CRM sencillo —incluso uno ligero— que registra las nuevas consultas, realiza un seguimiento de cada una de ellas a lo largo de tu proceso de ventas y te muestra los contactos posteriores en el momento adecuado. Esto es lo que evita que los clientes potenciales se pierdan porque estás muy ocupado.
Procesos documentados para cualquier tarea recurrente. Incorporación de nuevos empleados, salida de empleados, elaboración de propuestas, puesta en marcha de proyectos, entrega, facturación y cadencia de seguimiento. No es una lista exhaustiva. Solo las acciones operativas recurrentes, anotadas una vez y a las que se puede consultar en cualquier momento.
Una biblioteca de recursos. Procedimientos operativos estándar (SOP), plantillas, guiones, listas de comprobación y materiales de uso habitual. El lugar donde a la pregunta «¿cómo solemos hacer esto?» se le da una respuesta que no eres tú.
Objetivos y prioridades que no se quedan solo en tu cabeza. Objetivos anuales y trimestrales desglosados por semanas. Así, el estudio trabaja con un objetivo concreto en mente, en lugar de limitarse a reaccionar ante lo que más llama la atención.
Un panel de control central. Una vista que muestra todo lo anterior de forma resumida. Así, planificar la semana lleva quince minutos, en lugar de dos horas a reunir información.
Si esta lista te parece muy larga, esa es precisamente la idea. Esto es lo que has estado guardando en tu interior como profesional autónomo. Todo eso ya existe, en tu cabeza. El trabajo previo a la contratación consiste en plasmarlo externamente.
Por qué la mayoría de los estudios no hacen esto en el orden correcto
Dos razones.
Uno: es difícil apreciar el trabajo operativo que estás realizando cuando es invisible. No te das cuenta de que eres el sistema operativo hasta que intentas transferírselo a otra persona y te das cuenta de que no hay ningún archivo que entregar.
Segundo: crear desde cero un backend operativo adecuado requiere entre 3 y 6 meses de un minucioso trabajo de diseño, y la mayoría de los diseñadores autónomos que tienen previsto contratar a alguien no disponen de ese tiempo para dedicarlo al diseño del backend. Así que contratan a alguien, van aprendiendo sobre la marcha y asumen el coste que supone durante el primer año el haberlo hecho en el orden equivocado.
Por eso son tan importantes los sistemas operativos ya configurados y diseñados específicamente para estudios de diseño web. No se trata de plantillas genéricas. Ni de espacios de trabajo vacíos en Notion. Se trata de un sistema operativo completo, diseñado a medida para estudios, en el que puedes introducir tus datos actuales y que estará listo para funcionar en cuanto se incorpore tu segundo empleado.
El estudio de diseño web Notion HQ es uno de ellos. Joy y Reyna lo crearon dentro de Hello-World Studio mientras ellas mismas pasaban de trabajar por cuenta propia a formar un estudio boutique: el sistema de gestión que les hubiera gustado tener el día que contrataron a su primer empleado, perfeccionado tras meses de uso y lanzado al mercado como producto. Cubre todos los aspectos de la lista anterior, prediseñado y preconfigurado.
Si estás planeando pasar de trabajar por cuenta propia a formar parte de un estudio, la sede central es algo que debes tener lista antes de contratar a nadie, no después.
Una cosa más que vale la pena mencionar
Hay una forma de crecer que no requiere contratar a nadie. Algunos diseñadores autónomos aumentan sus ingresos subiendo los precios, especializándose aún más en su nicho, creando productos y siguiéndo siendo un equipo de una sola persona. Esa es una opción válida. A menudo es una opción mejor que contratar a alguien, dependiendo de la persona y del negocio.
Pero si has decidido que quieres un estudio —más de una persona, capacidad compartida, producción colectiva—, entonces el cambio operativo es ineludible. No puedes crecer más allá de ti mismo sin crear una infraestructura que no seas tú mismo.
La contratación viene en segundo lugar. La estructura viene primero. Ese es el orden.
Lecturas relacionadas: Funciona hasta que deja de hacerlo: la crisis operativa a la que tarde o temprano se enfrenta todo estudio — el artículo principal sobre lo que ocurre cuando los pequeños estudios intentan funcionar con una estructura que nunca han establecido de forma explícita.
