Si creas sitios web en Squarespace para clientes, el problema suele aparecer cuando la clase funciona.
Se llena un taller. Se agotan las plazas de una clase. Alguien compra dos plazas. El comprador no es la persona que va a asistir. Alguien pide que le apunten en la lista de espera. El cliente necesita enviar un correo electrónico únicamente a las personas inscritas en ese evento concreto. Alguien tiene que encargarse de registrar a los asistentes en la entrada.
Antes de eso, el cliente necesitaba una forma de gestionar las reservas.
Ahora necesitan una forma de poner en marcha lo que han conseguido completar.
La pregunta ya no es solo: «¿Cuándo se puede reservar?». Ahora es: «¿Quién viene? ¿Qué han comprado? ¿Qué necesitan saber? ¿Hay sitio? ¿Quién está esperando? ¿Quién ha acudido? ¿Qué pasa ahora?».
Acuity se centra en la disponibilidad.
«Eventually» está pensado para la programación: las clases, las reuniones y los eventos periódicos que una empresa desea organizar a través de su propia página web de Squarespace.
Utiliza Acuity cuando la mayoría de las personas reserven una franja horaria.
Utiliza «Eventually» cuando la gente esté decidiendo a qué evento asistir.
Acuity puede seguir siendo la respuesta adecuada
Acuity suele ser la primera herramienta a la que recurren los diseñadores de Squarespace cuando un cliente quiere impartir una clase o un taller. En la mayoría de los casos, tiene sentido.
Si el cliente reserva citas individuales, consultas, sesiones privadas, clases en grupo sencillas o talleres con un único precio, una única cita y un proceso de inscripción sencillo, Acuity puede ser suficiente.
En esos casos, el cliente elige una hora y realiza la reserva. La empresa necesita un nombre, una dirección de correo electrónico, quizá un formulario de registro, el pago, la confirmación, correos electrónicos de recordatorio y una entrada en el calendario.
Acuity está diseñado precisamente para eso.
Incluso en el caso de las clases en grupo, Acuity puede funcionar bien. Si el cliente tiene una clase semanal con un número máximo de participantes bien definido y sin complicaciones especiales en la inscripción, puede que no haya motivos para dejar de utilizarla.
No es necesario sustituir una herramienta solo porque exista otra. Si Acuity funciona, el cliente la entiende y la empresa no pierde tiempo ni claridad en el proceso, déjala tal y como está.
La cuestión no es si Acuity puede gestionar las clases.
La cuestión es si la gente simplemente reserva una franja horaria o si elige a qué actividad asistir.
Cuando la configuración empieza a parecer que no va bien
La frase que esperaría oír es:
«Estamos usando Acuity, pero me resulta un poco raro».
La mayoría de las veces, Acuity sigue funcionando lo suficientemente bien como para que alguien pueda registrarse. El problema es todo lo que el cliente tiene que gestionar en torno a ello.
Puede que estén exportando listas, enviando correos electrónicos a los asistentes manualmente, llevando un control de las listas de espera en una hoja de cálculo o intentando gestionar diferentes tipos de entradas con soluciones provisionales. Puede que estén utilizando una página de programación de citas cuando lo que realmente quieren es una página de eventos. Puede que estén intentando que una clase se integre en la imagen de marca, mientras que el proceso sigue pareciendo una reserva de cita.
Puede que el problema no sea el diseño de la página.
Es posible que el negocio haya superado ya el modelo de citas.
El comprador no siempre es el asistente
En el caso de una cita, el comprador y el asistente suelen ser la misma persona.
Las clases y los talleres se vuelven más caóticos.
Una persona puede comprar dos entradas. Un padre o una madre puede inscribir a un hijo. Una empresa puede inscribir a un miembro de su equipo. Un amigo puede comprar entradas para un grupo. Un colaborador de una organización sin ánimo de lucro puede comprar entradas para sus invitados.
Ahora bien, la empresa no solo necesita los datos del comprador, sino que también necesita saber quién va a acudir realmente.
Es posible que el cliente necesite el nombre, el correo electrónico, las preferencias de comida, las necesidades de accesibilidad, el estado de la exención de responsabilidad, el nivel de experiencia o la respuesta a una pregunta personalizada de cada asistente. Quizá necesite saber qué asistente corresponde a cada entrada. Es posible que necesite una lista de asistencia que refleje a los asistentes reales, y no solo a la persona que pagó.
Si el cliente no deja de decir: «Tenemos que saber quién va a venir», es posible que necesite algo más que una simple programación.
Es posible que tengan que inscribirse en el evento.
La lista de espera deja de ser solo un nombre en una hoja de cálculo
Una lista de espera sencilla para citas consiste en cubrir una franja horaria que se ha cancelado.
La lista de espera de una clase o un taller sirve para gestionar la demanda de un evento concreto.
Es posible que la empresa necesite saber quién se inscribió primero, quién ocupa la plaza libre, a quién hay que avisar cuando alguien cancela, quién debe ser informado de la próxima fecha y cuántas personas estaban interesadas pero no pudieron participar.
El hecho de que una clase esté completa no debería dar lugar a un segundo sistema basado en hojas de cálculo, búsquedas en la bandeja de entrada y la memoria.
Cuando la lista de espera se convierte en parte del negocio, es probable que el cliente haya ido más allá de la simple gestión de citas.
Los tipos de entradas modifican las condiciones de la oferta
La precisión es mayor cuando las personas reservan una plaza en una franja horaria.
Sin embargo, muchos talleres y clases acaban necesitando distintos tipos de entradas: entrada general, tarifa para socios, venta anticipada, VIP, entrada infantil, presencial, virtual, taller más materiales, clase más kit, entrada suelta, ciclo completo.
Una vez que el cliente empieza a pensar así, la clase deja de ser simplemente un horario. Se convierte en una propuesta de actividad con diferentes formas de participar.
La capacidad también puede resultar más complicada. Una sala puede tener un aforo total de 50 personas, pero es posible que el cliente quiera vender diferentes tipos de entradas. Puede haber 20 plazas presenciales y 100 plazas virtuales. El evento puede incluir servicios adicionales que requieran su propio inventario.
«Dejar que la gente reserve una clase» empieza a fallar.
El cliente debe gestionar el evento en su conjunto.
El calendario se convierte en algo que la gente ojea
Acuity es muy útil para mostrar los horarios disponibles.
Algunas empresas necesitan algo más que horarios disponibles. Necesitan un calendario que la gente realmente consulte.
Una escuela de cocina no se limita a decir: «Estos son los horarios en los que puedes reservar». Lo que dice es: «Estas son las clases que ofrecemos».
Un taller de cerámica no se limita a publicar su horario de atención al público. Ofrece talleres de torneado, veladas de esmaltado, talleres de modelado a mano, jornadas de puertas abiertas y clases de temporada.
Un espacio de coworking no consiste solo en publicar plazas disponibles. Se trata de organizar desayunos para emprendedores, talleres para socios, noches de presentaciones y eventos comunitarios.
El calendario ya no es de administración.
Así es como la gente elige a qué eventos asistir.
Eso es programación.
El evento necesita su propia estrategia de comunicación
Las confirmaciones y los recordatorios de Acuity pueden ser suficientes para las citas.
La programación suele requerir un patrón de comunicación diferente.
Es posible que el cliente tenga que enviar un correo electrónico a todas las personas inscritas en un taller concreto, enviar un correo electrónico preparatorio antes del evento, informar a los asistentes si cambia la hora o el lugar, enviar el enlace correcto de Zoom o hacer un seguimiento únicamente con las personas que asistieron.
Cuando esos mensajes se envían manualmente, la configuración del evento no asume toda la carga de trabajo.
Puede que la página web parezca estar bien a simple vista, mientras que el cliente está realizando un trabajo adicional entre bastidores para que el evento salga adelante.
Aquí es donde un diseñador puede volver a ser útil.
El «check-in» pone de manifiesto la diferencia
El registro es otro momento en el que una clase empieza a comportarse como un evento.
Si se trata de una clase pequeña, el cliente puede consultar una lista y ir tachando a las personas. Pero cuando el evento se hace más grande, más frecuente o más importante desde el punto de vista operativo, el registro de asistencia empieza a cobrar importancia.
¿Quién ha llegado? ¿Quién ha comprado una entrada pero no ha acudido? ¿Quién está en la lista de espera? ¿Quién ha traído a un acompañante? ¿Quién ha comprado el taller más los materiales? ¿Quién asiste de forma virtual? ¿A quién hay que escanearle el pase en la entrada?
Las confirmaciones de pedido no son lo mismo que el proceso de registro.
Si el cliente organiza eventos en los que la asistencia es importante, necesita una forma más eficaz de gestionar la sala.
Eso es la gestión de eventos, no la programación de citas.
Dónde encaja «Eventually»
Al final, llega un momento en el que una empresa de Squarespace deja de preguntarse: «¿Cómo hacen las reservas los clientes?», y empieza a preguntarse: «¿Cómo gestionamos esto?».
Está dirigido a empresas cuyo calendario se ha convertido en parte integral de su forma de generar ingresos, impartir formación, reunirse o crear comunidad: escuelas de cocina, talleres de cerámica, centros de yoga, bodegas, restaurantes con catas o eventos de temporada, organizaciones sin ánimo de lucro con programas comunitarios, espacios de coworking con eventos para socios, espacios culturales, comunidades de socios y centros con clases y talleres periódicos.
Es posible que estas empresas no se consideren a sí mismas empresas dedicadas a la organización de eventos. Quizás tampoco digan que organizan eventos a gran escala.
Pero saben de programación.
Su calendario ya no es solo una lista de horarios. Es el lugar donde la gente consulta las próximas actividades, elige a cuáles quiere asistir, se inscribe, recibe la información pertinente y acude a los eventos.
«Eventually» sirve precisamente para eso.
«Acuity» frente a «Eventually»
La forma más sencilla de verlo es la siguiente:
| Utiliza Acuity cuando… | Utiliza «Eventually» cuando… |
|---|---|
| La gente está reservando una hora. | La gente está eligiendo a qué asistir. |
| El comprador suele ser el asistente. | Es posible que el comprador no sea la persona que asista al evento. |
| Hay un único precio y un único tipo de asistencia. | Hay varios tipos de entradas o formas de participar. |
| El cliente necesita principalmente funciones de reserva, pago, confirmaciones, recordatorios, formularios de inscripción y gestión del calendario. | El cliente necesita información sobre los asistentes, listas de espera, registro mediante código QR, asistencia híbrida, comunicaciones específicas para cada evento o un calendario de eventos con la imagen de marca. |
| La clase sigue comportándose como una cita. | La clase se ha convertido en programación. |
No es que Acuity sea malo.
Porque el problema ha cambiado.
La oportunidad para diseñadores
Para los diseñadores de Squarespace, esto supone un buen motivo para volver a ponerse en contacto con antiguos clientes.
Probablemente tengas clientes que ya estén organizando clases, talleres, eventos, catas, cursos de formación, reuniones o programas recurrentes. Quizás también tengas clientes que estén gestionando todo eso discretamente a través de Acuity, los eventos y productos de servicios de Squarespace, hojas de cálculo, bandejas de entrada, Zapier, CSS personalizado y un seguimiento manual.
Al final, te da una razón para volver y decir:
«Creo que ahora hay una forma más clara de llevar esto adelante».
Eso es diferente a intentar vender un rediseño. No se trata de cambiar el aspecto de la página web, sino de ayudar a la empresa a seguir haciendo lo que ya está haciendo.
Si la programación del cliente funciona, la siguiente pregunta es si la página web es compatible con ella.
Una prueba sencilla para tomar decisiones
Pregunta esto:
¿La gente solo reserva una franja horaria o elige a qué actividad quiere asistir?
Si solo quieren reservar una hora, puede que Acuity sea suficiente.
Si son ellos quienes eligen a qué eventos asistir y la empresa tiene que gestionar quién acude, qué han comprado, qué deben saber y cómo se presentan, es posible que el cliente haya superado la fase de la simple gestión de agendas.
Ese es el momento de echar un vistazo a «Eventually».
El cliente ya no se limita a gestionar la disponibilidad.
Están organizando clases, reuniones y eventos que la página web ahora tiene que poder gestionar.
