5 pequeños detalles que ayudan a que un nuevo negocio online prospere

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Starting an online business is easily positioned as a great option for today’s entrepreneurs. It’s significantly cheaper than setting up physical premises, requires no expertise or qualifications, and can be done from anywhere with internet access — meaning, for instance, that someone disillusioned with conventional employment in the midst of a pandemic can try self-employment.

The low barrier to entry isn’t solely positive for any given entrepreneur, though. Yes, it makes it much easier for them to start a business, but it also makes it easier for everyone else, leading to an online marketplace that’s remarkably competitive. Once a business becomes established, it can do very well, but many never survive the startup phase because it’s so hard to stand out.

You need to cover all the essentials, naturally: have a good business model, target the right audience, get your pricing right, etc. But that only gives you a chance to cover your costs. If you want to flourish, you’ll need to find ways to outperform your competitors, and it’s ultimately the little touches that make all the difference. Here are five touches that you should focus on:

Styling tweaks

Every business site needs to look good, and the great thing about modern web development is that template-based theming makes this relatively easy. Simply choosing the right theme while putting your website together can do most of the work for you, ensuring that every part of your website’s structure looks professional regardless of the device used to access it.

That said, you mustn’t stop there. Themes — great themes, at least — are designed to be broadly customizable, allowing you to make significant changes to everything from the ordering of the panels to the color scheme in use. Given that there will inevitably be other sites out there using the same theme you’re using, it’s vital that you make some key tweaks.

You don’t need to go overboard by changing every single setting. Instead, consider your site relative to its competitors once you’re satisfied with how it looks. If it stands out sufficiently well, you needn’t make further changes, since that’s the entire point of making those tweaks.

Packaging inserts

Much is said in business about “going the extra mile” — doing what’s expected of a competent and reliable company, then doing slightly more just to show that you care about providing an exceptional service. One of the best ways to go the extra mile is to throw some minor extras into your product packaging (without notifying the recipient beforehand).

Some online sellers put in small bags of candy, for example, or discount coupons to be used for further orders (or even purchases through other sites, arranged through brand collaboration). Others throw in basic accessories (such as simple cases to go with phones), or even random products they have overstocked — it’s a good way to offload what isn’t selling.

If you find something to add, you can also take advantage of the unboxing excitement to market your business more. Throw in a business card the buyer can share with their friends when recommending your business (making business cards is something else made easier by using templates), perhaps, along with a pamphlet featuring your latest products to tempt them.

Thank-you emails

Too many online businesses view the purchase as the final step of the marketing process. You get someone interested, lure them to your site, convince them to buy, confirm the order, then move on to the next prospect: your job there is done, right? Well, it isn’t that simple. In truth, instead of always moving on, it’s better to focus on making that purchase memorable.

If you can do that, you can earn that customer’s loyalty, and customer loyalty is essential: one loyal customer is more valuable than numerous one-off buyers: they’ll spend large sums with you, be more accommodating of any mistakes you make, and drive most (or all) of your referrals. Something small that matters more than you might think is the basic thank-you email.

A well-written thank-you email leaves the buyer with a positive view of your store, however perfunctory their buying experience may have been (not every online order is exciting: they could have bought some toilet-cleaning equipment).

Authentic copy

Now, you might wonder why authentic copywriting is something I consider a small touch: well, the truth is that most website copy is always going to be similar because it needs to be functional. As much as you might like the idea of having unique product categories, what matters is making your site easy for users to navigate — and they’ll want familiarity.

In some places, though, you have the chance to let your personality shine through. Take your homepage and your “About Us” company page as the primary examples of viable areas to express some informality (if that’s reflective of your personality, of course). Instead of running with generic statements or comical braggadocio, write something unique. People like to support companies that aren’t afraid to be radically different from others.

Thoughtful visuals

I use the word “thoughtful” here because it isn’t enough to say “high-quality”: yes, you need to use images that are clear and high-resolution, but that won’t help very much if you fill every corner of your site with bland stock images. We’ve all seen sites that just wheel out generic smiling faces and scenic vistas, and it’s always boring. You should do better.

One way to manage this easily is to use photos of the team behind your business. If you’re not comfortable with that, take your own photos of things relevant to what you do: your products, your office, the area (or areas) you work in. You can also design some interesting graphics to use for panel backgrounds and even your hero image if you deem it useful.

You could create a website with a 100%-unchanged theme, leave your packaging as it is, send nothing but a confirmation email following each order, and pack your site with generic copy and visuals — and it would look passable. But that isn’t enough. You need to stand out, and that means getting the little touches right.

Cómo establecer expectativas con tus clientes de Squarespace

Empezar un nuevo proyecto con un cliente es emocionante, pero el éxito depende de establecer unas expectativas claras desde el principio. Esto beneficia tanto a ti como a tu cliente, ya que minimiza las sorpresas y garantiza una experiencia fluida. A continuación te explicamos cómo hacerlo bien:

Descarga gratuita: Plantilla sencilla de alcance para diseñadores de Squarespace

Define y da a conocer tus servicios

Sé muy claro sobre lo que haces y para quién lo haces. Esto significa:

• Los nichos son tus aliados: la especialización atrae a clientes más afines, lo que facilita la gestión de las expectativas.

• Publica tu proceso: ofréceles a los clientes una guía paso a paso en tu página web, indicando también qué datos deben facilitar.

Establece las expectativas desde el principio

Definir las expectativas al inicio de un proyecto resulta útil en dos aspectos:

1. El cliente sabe exactamente en qué consiste el proyecto y qué aspectos abarca.

2. Siempre puedes remitirte al acuerdo inicial si el cliente solicita cosas que no entran dentro del alcance del proyecto.

Hay varias formas de sentar las bases. Para empezar, deja muy claro al cliente en qué consiste tu servicio. Así pues, te dedicas a crear páginas web con Squarespace: ¿qué significa eso y para quién las creas? 

Si aún no has leído nuestro artículo, «No es “otra más” agencia de Squarespace», hablamos de cómo definir tus servicios desde el punto de vista de tus clientes y de cómo destacar frente a otras agencias. Parte de ello consiste en identificar claramente tus servicios.

Algunas de las agencias que hemos analizado lo hacen desde el principio, publicando su proceso. Cualquier cliente potencial que visite su página web puede ver un proceso detallado paso a paso. También es buena idea especificar qué participación se espera del cliente (por ejemplo, qué debe aportar).

¿Qué ocurre cuando no se definen bien las expectativas? La «deriva del alcance» es probablemente uno de los mayores problemas a los que te enfrentas como empresa. Esto ocurre cuando te ves haciendo todo tipo de «extras» que no habías previsto. De repente, te encuentras buscando imágenes, cuando eso no formaba parte de lo que querías ofrecer, por ejemplo.

La ampliación progresiva del alcance también puede dar lugar a proyectos que se alargan sin que se vislumbre un final. Un aspecto que afecta especialmente a los diseñadores de páginas web son las revisiones. Es posible que te encuentres con un cliente que no deja de pedirte cosas del tipo «¿puedes mover esto aquí?» o «¿podrías hacerlo un poco más pequeño?». Es importante establecer un límite máximo de revisiones dentro de tu alcance, ya que hay personas que lo harán continuamente.

Las consecuencias de la desviación del alcance para ti, como diseñador web, suelen traducirse en una menor rentabilidad del proyecto. En algunos casos, puedes acabar sin llegar a fin de mes si el proyecto te lleva mucho más tiempo del que justifica los honorarios acordados. 

Por supuesto, ¡no podemos olvidar el impacto que esto podría tener en los clientes! La falta de expectativas definidas puede dejar a los clientes profundamente insatisfechos. Podrían sentir que su experiencia no ha sido profesional o que no han recibido lo que han pagado. Demasiada ambigüedad puede hacer que ellos mismos rellenen los huecos en su mente con lo que creen que debería haberse incluido.

Consigue los acuerdos firmados

Hay dos documentos fundamentales que toda agencia o profesional autónomo debería utilizar: un contrato y un alcance del proyecto. El contrato establece las bases del acuerdo, incluyendo aspectos como los plazos, los honorarios, la política de cancelación, las fechas de vencimiento de los pagos y una descripción general de los servicios incluidos. El alcance del proyecto ofrece más detalles sobre lo que se incluye. Debes conseguir que ambos documentos estén firmados antes de comenzar cualquier trabajo.

Un formato básico para el alcance de los trabajos de diseño web incluye:

1. Resumen del proyecto de la página web: Esto incluye los objetivos de la página web: ¿a quién va dirigida y qué debe ofrecer?

2. Resumen de la funcionalidad y el flujo de trabajo necesarios. Incluye los requisitos técnicos; por ejemplo: «debe contar con una integración con Mindbody».

3. El calendario previsto de los hitos clave.

4. Cualquier disposición o imprevisto. Por ejemplo, enumera todo aquello que se requiera por parte del cliente para poder seguir adelante y cumplir con los plazos previstos.

5. ¿Hay alguna excepción? Por ejemplo, quizá no seas el autor de los gráficos o del contenido escrito.

Si te preocupa que el cliente quiera «extras» más adelante, es buena idea incluir en el alcance del proyecto o en el contrato un procedimiento documentado para las «solicitudes de cambio». Esto ayuda a dejar claro que las tareas adicionales no están incluidas en el acuerdo y que conllevarán un coste adicional. 

Establece una comunicación clara

A algunos diseñadores web les gusta incluir aspectos relacionados con la comunicación en sus acuerdos. Un acuerdo de trabajo en equipo puede establecer expectativas tales como cuándo y cómo se reunirán, y con qué frecuencia. 

Podrías incluir aspectos como los medios de comunicación preferidos y dónde se almacenarán los documentos compartidos. También deberías informar a los clientes de cuándo pueden esperar recibir noticias tuyas. 

Sabemos que los acuerdos con los clientes suelen incluir muchos «aspectos legales», pero hay que recordar que es importante intentar hablar con ellos desde un punto de vista más «humano». Por ejemplo, los documentos estándar de los proyectos pueden estar repletos de jerga técnica; incluye un glosario para que los entiendan mejor. También debes explicarles cualquier tecnología necesaria que quizá no conozcan bien. A la gente le gusta sentirse al corriente de todo.

Incluye mensajes cálidos y acogedores cuando se incorporen al proyecto y recuerda: ¡son personas como tú! Puede resultar de ayuda darse cuenta de que, a menudo, nos enfrentamos a problemas similares en la vida. Además, a los clientes les tranquiliza escuchar una voz que les diga: «Te entiendo». 

Intentar establecer una buena relación de trabajo con el cliente resulta útil en todos los aspectos. Facilita las conversaciones sobre el dinero y ayuda a comprender mejor el alcance del proyecto. 

4 retos de los clientes (y cómo superarlos)

A la hora de establecer las expectativas, es recomendable prever los problemas más habituales a los que se enfrentan los diseñadores web. De este modo, podrás elaborar un plan para incluirlos en tus expectativas. 

Quizá ya hayas vivido alguna de estas situaciones, pero, por si acaso no fuera así, aquí tienes nuestra lista:

1. El cliente indeciso

   El cliente que no sabe lo que quiere, «pero eso no es lo que busco». Una cosa que te recomendamos es que SIEMPRE consigas que los clientes se comprometan, al inicio del proyecto, con lo que esperan de él. Aspectos como el aspecto general, la maquetación y la funcionalidad deben comunicarse antes de empezar a trabajar. Para evitar esta situación, muchos diseñadores exitosos de Squarespace utilizan un cuestionario para dar la bienvenida al cliente. De esta forma, consiguen que el cliente plasme por escrito lo que quiere y pueden dejar claro que eso constituye la base sobre la que trabajarán. Puede resultar útil pedirles que compartan cualquier página web que ya les guste.

2. El proyecto «Solo necesitamos una renovación»

   El proyecto de rediseño que carece de objetivos claros. A veces te encuentras con clientes que quieren renovar su página web porque «ya es hora», pero no tienen una dirección clara para hacerlo. Es importante determinar primero qué es lo que no les gusta de la página actual y cuáles son sus objetivos de cara al futuro.

3. El plazo poco realista

   El plazo ajustado. Este aspecto está totalmente bajo tu control desde el principio. Es importante abordar cualquier proyecto sabiendo cuáles son tus capacidades en cuanto a plazos. A veces te encontrarás con clientes que quieren una nueva página web para la semana que viene. A menudo puedes hacerles cambiar de opinión explicándoles lo que implica, sobre todo si se trata de una situación del tipo «puedes tener todo lo que quieres en la página web, O puedes tenerla rápidamente». ¡Una comunicación clara suele ser la solución!

4. El cliente del tipo «Quiero esta cosa horrible»

   El cliente quiere algo que tú sabes que no es la mejor opción de diseño. Afortunadamente, en Squarespace, las plantillas están configuradas con un nivel muy profesional y puede que no dejen demasiado margen para cambios. Sin embargo, a veces una elección de color, tipografía o maquetación puede hacerte sentir incómodo. ¿Qué puedes hacer? A veces, lo único que realmente puedes hacer es mostrarles pruebas. Te están contratando como profesional, así que es importante expresar tu opinión profesional. Te cubres las espaldas si te tomas el tiempo de explicárselo. ¿Y si no consigues convencerles? Bueno, ¿qué más puedes hacer…?

Descarga aquí nuestra sencilla plantilla de pliego de condiciones para autónomos que trabajan con Squarespace

Reflexiones finales

Si eres una agencia o un autónomo relativamente nuevo en Squarespace, es fácil que te ilusiones tanto por conseguir tus primeros clientes que pases por alto aspectos como el establecimiento de expectativas. Te ahorrarás a ti mismo y a tu cliente muchas posibles preocupaciones si lo dejas claro desde el principio.

Haz que el establecimiento claro de las expectativas sea una parte fundamental de tu proceso profesional. Esto te beneficia a ti, ya que evitarás desacuerdos sobre la realización de «tareas adicionales», y beneficia a los clientes al eliminar cualquier ambigüedad.

A veces, a la gente le preocupa que establecer expectativas pueda desanimar al cliente, ¡pero no te preocupes! Los clientes esperan eso de un servicio profesional y la mayoría valora la transparencia. Esto te prepara para establecer una buena relación y para posibles recomendaciones en el futuro.

5 consejos prácticos para mantener tu negocio online en marcha en cualquier situación económica

¿Cómo te va a ti y a tu negocio?

Este período tan inusual es motivo de preocupación para muchos. Hay quienes están prosperando, otros a los que les va bien y otros a los que les está costando mucho. Sea cual sea tu situación, ahora es el momento de tomar medidas prácticas para mantener tu negocio a flote.

A continuación te ofrecemos algunas ideas sobre lo que podrías hacer:

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1. Sigue manteniéndote visible

La pandemia del coronavirus supone, sin duda, un reto inusual al que hay que hacer frente, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Sin embargo, al igual que cualquier otro periodo de crisis, es algo temporal. Es posible que muchas empresas decidan reducir sus actividades de comunicación o marketing dirigidas a su público, pero hay buenos argumentos a favor de mantener la visibilidad.

En primer lugar, hay que tener en cuenta que una pandemia es algo temporal. Uno de los objetivos principales de la mayoría de las empresas es salir fortalecidas de esta situación, y mantener activos los esfuerzos de comunicación y/o marketing dirigidos a su público es una forma de lograrlo.

¿Por qué? Porque ayuda a garantizar que no te olviden. La mayoría de las empresas se esfuerzan mucho por crear una audiencia y, al desaparecer de la web, no tardan mucho en desaparecer también de la memoria de esa audiencia. 

Hay varios ejemplos que podemos extraer solo del último siglo en lo que respecta a períodos de crisis. La Gran Depresión es uno de ellos, con la historia de las empresas rivales de cereales, Post y Kellogg’s. Un artículo de The New Yorker describe cómo Post hizo «lo previsible» recortando gastos, incluido el presupuesto de marketing. Kellogg’s, por su parte, duplicó su presupuesto publicitario y lanzó un nuevo producto: los Rice Krispies. En 1933, Kellogg’s había aumentado sus beneficios en más de un 30 %, incluso mientras la economía se hundía, y se convirtió en la empresa de cereales dominante. Post se quedó atrás...

En segundo lugar, si mantienes tu visibilidad de formas que resulten útiles o tranquilizadoras para tu público objetivo, es una forma estupenda de conservar la buena voluntad. Cuando lleguen tiempos mejores, querrás que la gente vuelva a recurrir a ti, recordando cómo se comportó tu empresa durante los momentos difíciles.

¿Te preocupa el presupuesto de marketing? Aprovecha lo que tienes. Sigue haciendo cosas como enviar correos electrónicos a tu lista de contactos y publicar con regularidad en las redes sociales. Si tienes tiempo y puedes, publica también en tu blog.

¿Tu oferta guarda alguna relación con la situación del coronavirus? Por ejemplo, ¿ofreces algún tipo de producto o servicio que permita mantener el distanciamiento social? O quizá simplemente informas a la gente de que tu empresa puede funcionar a distancia y, de hecho, lo hace. 

2. Averigua qué necesitan tus clientes

Te planteo una pregunta: ¿cómo puedes ayudar a tus clientes actuales con las necesidades que tienen ahora? ¿Y qué hay de los posibles nuevos clientes? Evalúa lo que ofreces: ¿sigue siendo adecuado para tus clientes o hay algo más que necesiten más? ¿Es este el momento de ajustar ligeramente el rumbo, o incluso de dar un giro para seguir siendo relevante?

Mientras reflexionas sobre estas cuestiones, piensa si podría cambiar algo durante las futuras fases de la pandemia. ¿Hay algo que pueda ser necesario entonces y que debas planificar ya?

En el mundo de las páginas web de Squarespace, se nos ocurren algunos ejemplos del tipo de cosas que los clientes podrían necesitar ahora mismo:

• Una forma viable de hacer negocios por Internet, sobre todo si antes dependían en gran medida de los establecimientos físicos.

• Una forma de aumentar la capacidad de su página web, sobre todo si ahora están recibiendo mucho más tráfico en línea.

• Nuevas funcionalidades, como, por ejemplo, carritos de la compra o la configuración de una tienda online.

• Un nuevo diseño para la página web. Quizá estén pasando por una época tranquila y consideren que es el momento ideal para ocuparse de tareas como el mantenimiento o el rediseño de la página web.

• Una iniciativa de imagen de marca. Quizá necesiten posicionarse como una empresa o un servicio que opera en el ámbito digital.

Quizá sea un buen momento para realizar un estudio de mercado y averiguar qué necesita la gente. Haz una encuesta entre tus clientes actuales y, tal vez, pregunta en las redes sociales o en grupos de networking. Sigue habiendo mucha demanda que las agencias o los autónomos de Squarespace pueden satisfacer; solo es cuestión de descubrir cómo puedes ayudar mejor.

3. Generar clientes potenciales

Una forma estupenda de garantizar la continuidad de tu empresa en el futuro es seguir trabajando con la vista puesta en el futuro. Sabemos que esto puede resultar difícil si te enfrentas a una crisis: muchas empresas están muy centradas en el aquí y ahora, intentando mantenerse a flote.

Sin embargo, la captación de clientes potenciales es una de las medidas que puedes tomar para asegurarte un futuro. Si dedicas parte de tu tiempo a captar más clientes potenciales ahora, es de esperar que cuentes con una cartera de clientes potenciales una vez que la crisis se haya calmado.

¿Qué puedes hacer?

• Sigue haciendo contactos y hablando con la gente. Quizás conozcas a alguien, o a alguien que conozca a otra persona, que pueda necesitar tu ayuda.

• Utiliza y promueve técnicas de captación de clientes potenciales en tu página web. Por ejemplo, quizá tengas un «imán de clientes potenciales», es decir, un contenido útil que ofreces a cambio de una dirección de correo electrónico. Ahora podría ser un buen momento para evaluar y diseñar un nuevo imán de clientes potenciales que ayude a las personas a resolver un problema urgente que tengan en este momento.

• Crea tu lista de correo electrónico. Ofrece a la gente una buena razón para suscribirse a tu boletín informativo, siendo útil y cercano.

• Ofrece y promociona un servicio que sabes que la gente necesitará en cuanto puedan ponerse en marcha. 

4. Tómate tu tiempo para elaborar una estrategia

¿Cuándo fue la última vez que evaluaste tu negocio? Quizá sea un buen momento para realizar un análisis DAFO ( fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) y elaborar estrategias para los diferentes escenarios posibles.

A menudo, lo que más preocupa a la gente son aquellas cosas sobre las que perciben que no tienen control alguno. Las empresas también suelen mostrarse más débiles cuando se ven obligadas a actuar de forma reactiva, sometidas a las circunstancias en las que se encuentran. 

La planificación y la elaboración de estrategias ayudan a minimizar ese escenario «reactivo», al contar con planes preparados para diferentes situaciones. Es una especie de «si pasa esto, entonces haz aquello» para tu negocio. La elaboración de estrategias también te permite centrarte en los aspectos que puedes controlar en una situación que, de otro modo, podría parecer estresante y fuera de control. ¡Sin duda te ayuda a tomar buenas decisiones si puedes abordar la situación desde una perspectiva más tranquila!

5. Crea nuevos recursos para tu empresa

Si te sobra algo de tiempo, piensa en cómo podrías crear algo que ayude a tu negocio en el futuro. Quizá sea algo que promocione mejor tus servicios (¿a cuánta gente le hace falta urgentemente renovar su página web?), o quizá sea un nuevo producto o servicio que puedas vender. Como alternativa, quizá haya alguna nueva habilidad que puedas aprender y que te ayude a hacer crecer tu negocio.

No vamos a decir «deberías ser productivo» en el sentido de que Shakespeare escribiera obras a destajo durante la cuarentena o de que Sir Isaac Newton descubriera la gravedad; la gente ya tiende a presionarse lo suficiente a sí misma. A veces puede resultar abrumadora esta idea de que, si tienes un periodo más tranquilo, deberías salir de él con algo grandioso.

¿Qué puedes hacer para evitar sentirte abrumado y, al mismo tiempo, conseguir algo útil para tu negocio? Empieza por las cosas pequeñas. Esto puede ayudarte a coger impulso para alcanzar tus objetivos y a desarrollar planes para abordar proyectos más ambiciosos. 

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Reflexiones finales

Este es un periodo complicado para todos, en mayor o menor medida. No es fácil hacer frente a una crisis de tal magnitud con la que no se tiene experiencia previa.

Como empresario, te puede resultar útil buscar medidas prácticas que puedas poner en práctica. Esto te permite mantener cierto nivel de control en momentos en los que la situación puede parecer caótica. Esperamos que encuentres en estos consejos algo que puedas aplicar.

Por último, ¡cuídate mucho! Cuídate y haz lo que sea necesario para mantener tu salud física y mental. Te agradecemos que estés aquí y esperamos volver a verte.